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Cómo pasar a ser Parte

Un país pasa a ser Parte cuando deposita en poder del depositario su instrumento de ratificación, aceptación o aprobación del Convenio, o de adhesión a éste.
¿Qué significan ratificación, aceptación, aprobación o adhesión?
Ratificación, aceptación, aprobación, adhesión y términos similares son los medios que un Estado emplea para establecer su consentimiento a quedar vinculado a un tratado en el plano internacional (Convenio de Viena sobre la Ley de Tratados, 1969, artículo 2b)). 

La característica común de esas medidas de tratados es que el depósito de los instrumentos pertinentes en poder del depositario, en este caso el Secretario General de las Naciones Unidas, vincula al Estado de que se trate al derecho internacional. 
En consecuencia, el depositario, antes de efectuar el depósito de una actuación en materia de tratados, debe quedar satisfecho de que la intención de un Estado, conforme se expresa en su instrumento, quede clara a este respecto. 

Habida cuenta de que el Secretario General de las Naciones Unidas es el depositario de más de 500 convenios y convenciones multilaterales, y que la amplia mayoría de los mismos están abiertos a la participación de la comunidad internacional en general, el Secretario General ha tenido que elaborar una práctica uniforme para determinar la validez de esos instrumentos, tanto para salvaguardar su integridad como para proteger los intereses de los Estados que son Partes.
 
Pasos para pasar a ser Parte en el Convenio
Primer Paso. Preparar análisis/acopiar documentos:  El ministerio/la autoridad que rige el Convenio de Rotterdam (por ejemplo, el ministerio encargado de negociar o aplicar el Convenio), tal vez desee preparar un análisis de relación costo - beneficio respecto de pasar a ser Parte en el Convenio de Rotterdam, incluidas cualesquiera actuaciones legislativas o administrativas que sean necesarias para su aplicación, así como para acopiar toda la documentación pertinente.  Esa información se compartiría con las autoridades participantes en los pasos que figuran a continuación.
Segundo Paso. Autoridad de contacto para emitir instrumentos de ratificación/determinar los signatarios:  El ministerio/la autoridad rector(a) realizaría consultas con su autoridad gubernamental encargada de redactar instrumentos de ratificación para acuerdos internacionales. 
Normalmente ésta suele ser una dependencia jurídica del Ministerio de Relaciones Exteriores.  La autoridad encargada determinaría la entidad que a nivel nacional, generalmente, adoptase una decisión respecto de la ratificación del Convenio o la adhesión a éste, o las aprobase. 
La decisión o aprobación proporcionaría el fundamento para la emisión de un instrumento de ratificación, aceptación o aprobación del Convenio de Rotterdam, o de adhesión a éste.  El jefe de Estado, el jefe de Gobierno o el ministro de relaciones exteriores debe firmar el instrumento. 
Tercer Paso. Se establecería comunicación con la oficina/administración que cuente con la autoridad suprema a nivel nacional para adoptar decisiones sobre la ratificación/adhesión para que determinase las medidas apropiadas conducentes a la aprobación de la ratificación/adhesión. 
Suponiendo que exista la voluntad política de proseguir, la autoridad suprema de nivel nacional indicaría la documentación necesaria y los procesos de adopción de decisiones que tendrían que llevarse a cabo antes que el instrumento pudiese firmarse y depositarse. 
Además de la obtención de las aprobaciones necesarias en la administración del jefe de Estado o de Gobierno, o el debate parlamentario, esos procesos pueden incluir la promulgación de leyes, un examen judicial o la evaluación a diferentes niveles estatales.
Cuarto Paso. Determinar si se precisan declaraciones:  Como parte del proceso de adopción de decisiones que figura supra, será menester que el Gobierno determine si es preciso formular declaraciones junto con la presentación del instrumento de ratificación, aceptación, aprobación o adhesión.

Quinto Paso. Preparar y firmar el/los instrumento(s):  Tras la conclusión de los procedimientos jurídicos de carácter nacional, en los casos en que sea necesario, para la aprobación del Convenio, la oficina gubernamental encargada de hacerlo preparará el instrumento de ratificación, aceptación, aprobación o adhesión y cualesquiera instrumentos de declaración. 
En la práctica de muchos países esta responsabilidad recae en el Ministerio de Relaciones Exteriores.  La autoridad capacitada para hacerlo firmará entonces el/los instrumento(s).

Sexto Paso.   Depositar el/los instrumento(s) en poder del depositario:  El instrumento de ratificación, aceptación o aprobación del Convenio, o adhesión a éste, entra en vigor solamente cuando se deposita en poder del Secretario General de las Naciones Unidas en la Sede de las Naciones Unidas en Nueva York.  Ello se realiza habitualmente por conducto de la Misión Permanente del Estado de que se trate ante las Naciones Unidas en Nueva York. 

La fecha del depósito se registra normalmente como la fecha en que el instrumento se recibe en la Sede.  Se indica a los Estados que presenten esos instrumentos a la Sección de Tratados de las Naciones Unidas directamente para asegurar que la actuación se procese con prontitud (la información de contacto se proporciona infra). 

La persona que presenta el instrumento de ratificación, aceptación, aprobación o adhesión no necesita contar con plenos poderes.  Además de la entrega personal, los instrumentos también se pueden enviar por vía postal o fax a la Sección de Tratados.  Si un Estado envía inicialmente un instrumento mediante fax, debe proporcionar también el documento original a la Sección de Tratados a la brevedad posible después de enviar el fax. 

También se recomienda que, en los casos en que sea posible, los Estados proporcionen traducciones de cortesía en los idiomas inglés y/o francés de los instrumentos en otros idiomas presentados para ser depositados en poder del Secretario General.  Ello facilita que las actuaciones pertinentes se procesen con rapidez.